Når man skal planlægge en konference er der en række ting man bør overveje for at sikre, det bliver et vellykket arrangement. Vi har derfor lavet en guide over ti af de vigtigste overvejelser, du bør gøre dig.

Beliggenhed
Tjek om konferencecenteret ligger bekvemt for dine gæster. Kan man komme til stedet med offentlig transport?

Parkering
Kan de gæster, der kommer i bil, parkere nemt og gratis?

Lokaleleje
Undersøg lokalelejen og om der evt. er rabatordninger, når du bestiller forplejning til dine gæster.

Forplejning
Tænk igennem, hvad dine gæster har brug for. Et kort møde kræver måske kun kaffe, te, isvand og frugt, mens et længere møde ofte både kræver frokost og en snack om eftermiddagen. Hvis dine gæster kommer langvejs fra til et morgenmøde, så kan de være en god ide at tilbyde dem morgenbrød.

Plads i lokalet
Har du et to-timers møde, så kan dine deltagere godt leve med at sidde i et helt fyldt lokale. Men afholder du en heldags konference, så husk at et fyldt lokale giver mindre luft og mere baggrundsstøj. Ved heldagsmøder er det altid en god ide at vælge et møde- eller konferencelokale med lidt ekstra plads.

Wi-fi
Sørg for at der er wi-fi med gratis adgang og god båndbredde. Dine gæster og talere vil forvente at være online.

Udstyr i lokalet
Tjek om der er det udstyr i lokalet som dine talere forventer. F.eks. en skærm og de nødvendige stik, så man kan koble sin bærbare til. Hvis lokalet er stort og du fylder det op, så kan det blive nødvendigt for talerne at benytte lydanlæg og mikrofon. Er der strømstik i lokalet så dine gæster kan bruge deres bærbare?

Bordopstilling
Fortæl konferencecenteret, hvilken bordopstilling du ønsker. Skal deltagerne skrive og være på en bærbar ved mødet, så kan du ikke undvære borde i lokalet. Er der gruppearbejde, så kan det være en god ide at stille bordene i grupper fra start. Arrangerer du et decideret foredrag, så vælg evt. biografopstilling.

Ændring af deltagerantal
De fleste konferencecentre er vant til at kunderne ændrer på deltagerantallet op mod mødedatoen. Men for en sikkerheds skyld, så hav tjek på reglerne og vælg et konferencecenter med fleksible vilkår.

Afbestilling
Hvad sker der, hvis du er nødt til at aflyse hele din konference? Tjek om reglerne er rimelige og sørg for at du har noteret dig reglerne og får aflyst rettidigt.